Steuerbegünstigte Körperschaften dürfen Zuwendungsbestätigungen nun auch per E-Mail versenden

Das Bundesministerium für Finanzen (nachfolgend BMF) hat mit Schreiben vom 6. Februar 2017 (Az: IV C 4 - S 2223/07/0012) steuerbegünstigten Körperschaften die Möglichkeit eröffnet, Zuwendungsbestätigungen per E-Mail zu versenden. Dies bedeutet für den Aussteller der Zuwendungsbestätigungen eine erhebliche Erleichterung.

Hiernach können steuerbegünstigte Körperschaften, die dem zuständigen Finanzamt die Nutzung eines Verfahrens zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen gemäß R 10b.1 Abs. 4 Einkommensteuerrichtlinien (nachfolgend EStR) angezeigt haben, die maschinell erstellten Zuwendungsbestätigungen auf elektronischem Weg in Form schreibgeschützter Dokumente an die Zuwendenden übermitteln.

Die Zuwendungsbestätigungen haben nach wie vor dem amtlichen Muster zu entsprechen. Diese können sodann auf elektronischem Weg in Form schreibgeschützter Dokumente an die Zuwendenden übermittelt werden.

Die maschinell erstellten Zuwendungsbestätigungen haben gemäß R 10b.1 Abs. 4 EStR die folgenden Voraussetzungen zu erfüllen:

1. Die Zuwendungsbestätigungen entsprechen dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck,

2. die Zuwendungsbestätigungen enthalten die Angabe über die Anzeige an das Finanzamt,

3. eine rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Druckvorgang als Faksimile eingeblendet oder es wird beim Druckvorgang eine solche Unterschrift in eingescannter Form verwendet,

4. das Verfahren ist gegen unbefugten Eingriff gesichert,

5. das Buchen der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung und das Erstellen der Zuwendungsbestätigungen sind miteinander verbunden und die Summen können abgestimmt werden und

6. Aufbau und Ablauf des bei der Zuwendungsbestätigung angewandten maschinellen Verfahrens sind für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Zeit prüfbar (analog § 145 AO); dies setzt eine Dokumentation voraus, die den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme genügt.

Die Regelung gilt nicht für Sach- und Aufwandsspenden.

Für die Abzugsberechtigung ist es dann unerheblich, dass der Zuwendungsempfänger den Ausdruck des entsprechenden Dokuments nicht selbst übernimmt, sondern dem Zuwendenden überlässt.

Fazit

Soweit eine steuerbegünstigte Körperschaft die Voraussetzungen der R 10b.1 Abs. 4 EStR einhält und Zuwendungsbestätigungen maschinell erstellt, hat sie nun die Möglichkeit, diese maschinell erstellten Zuwendungsbestätigungen per E-Mail an den Zuwendenden zu übermitteln. Dies stellt eine erhebliche Arbeitserleichterung mit Einsparpotential dar.