Das Recht der Finanzbehörde auf Speicherung digitaler Steuerdaten im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung unterliegt Grenzen

1.  Ausgangslage

Steuerpflichtige haben gemäß § 147 Abs. 1 AO unter anderem Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte geordnet aufzubewahren.

Sind die aufzubewahrenden Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde gemäß § 147 Abs. 6 AO das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Auch kann sie im Rahmen einer Außenprüfung verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Zumeist macht die Finanzverwaltung im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen von der letztgenannten Möglichkeit Gebrauch, um die Daten auf dem Laptop des Außenprüfers der Prüfung mit speziellen Programmen zu unterziehen.

2.  Urteil des Bundesfinanzhofs vom 16.12.2014 – VIII R 52/12

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in seinem Urteil vom 16.12.2014 – VIII R 52/12 das Recht der Finanzverwaltung auf Überlassung der gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger nach § 147 Abs. 6 Satz 2 Alternative 2 AO eingeschränkt. Die Herausgabe der Daten dürfe nur zur Speicherung und Auswertung auf dem Rechner des Außenprüfers während der Prüfung in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen oder zur Mitnahme durch den Prüfer für die Speicherung und Auswertung auf einem Rechner in den Diensträumen der Finanzverwaltung verlangt werden.

In dem entschiedenen Fall hatte die Finanzbehörde eine steuerliche Außenprüfung angeordnet und mitgeteilt, dass zur Prüfung die Daten in digitaler Form auf einem maschinell verwertbaren Datenträger benötigt werden. Hiergegen hatte sich der Kläger gewehrt, da er seiner Meinung nach nicht verpflichtet sei, der Finanzverwaltung die Daten zur Mitnahme und Speicherung zur Verfügung zu stellen.

Der BFH führt in seinem Urteil aus, dass grundsätzlich das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung dem Recht der Finanzverwaltung auf Aushändigung der Daten nicht entgegenstehe. Doch gebiete es der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, dass die Finanzverwaltung in Ausübung ihres legitimen Interesses an einer Überlassung digitalisierter Daten im Rahmen der Außenprüfung nicht übermäßig in Rechte des Steuerpflichtigen eingreift. Vielmehr dürfe sie ihre Befugnisse aus § 147 Abs. 6 AO nur in dem durch die Zwecke der Außenprüfung gebotenen zeitlichen und sachlichen Umfang unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen der Steuerpflichtigen am Schutz ihrer persönlichen Daten ausüben.

Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gebiete es, der Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung der Daten Rechnung zu tragen und nach Möglichkeit auszuschließen. Hierzu gehöre, dass es nach Möglichkeit auszuschließen sei, dass die Daten außerhalb der Geschäftsräume des Steuerpflichtigen oder der Diensträume der Finanzverwaltung z.B. infolge eines Diebstahls des Prüfer-Notebooks in fremde Hände geraten können.

Dieses Bedürfnis sei ohne nennenswerte Beeinträchtigung einer rechnergestützten Außenprüfung angemessen berücksichtigt, wenn die Daten des Steuerpflichtigen nur in dessen Geschäftsräumen oder an Amtsstelle erhoben und verarbeitet werden und nach Abschluss der Außenprüfung die überlassenen Daten beziehungsweise die Datenträger nur noch in den Diensträumen der Finanzverwaltung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, soweit und solange sie noch für Zwecke des Besteuerungsverfahrens benötigt werden. Für die Zeit nach Abschluss der Außenprüfung sei ein weitergehendes Interesse der Finanzverwaltung an der Speicherung der Daten auf mobilen Rechnern nicht mehr höher zu bewerten als das Interesse der Steuerpflichtigen an der Sicherheit ihrer Steuerdaten.

3.  Fazit

Die Reichweite des Urteils bleibt abzuwarten. In der Praxis wird es kaum möglich sein, zu überprüfen, ob der Außenprüfer die Daten noch auf seinem Laptop gespeichert hat, wenn er die Geschäftsräume des Steuerpflichtigen verlässt. In Fällen, in denen die Sorge besteht, dass die Sicherheit der Daten nicht gewährleistet ist, gibt das Urteil dem Steuerpflichtigen jedoch ein Instrument in die Hand.